邢台一家做玻璃器皿的外贸企业，去年给欧洲客户寄了三十多套样品，其中八套被退回，原因是尺寸不符。企业安排返修后又寄回去，还有两套直接补发新品。年底整理退税资料，会计发现：样品、退运、返修、补发，四种业务混在一堆单据里，分不清哪笔是哪笔。
先说结论
样品、退运、返修、补发，是四件不同的事。样品出口按样品监管方式申报；退运要办退运进口；返修后再出口是新的出口；补发新品也是新的出口。四种业务的单证不能混，混了退税就有问题。
样品出口怎么申报
样品出口也要报关，不能以快递方式规避。监管方式一般用”样品广告品”，价值小的可以按快件或者简易申报，具体看货值和海关要求。
样品出口的收入确认：无偿提供的样品，会计上计入销售费用，增值税上视同销售；有偿的按正常销售处理。退税上，样品出口一般不予退税，按免税或者征税处理，具体看监管方式。
样品要有台账：寄给谁、什么时间、什么产品、数量、货值、快递单号或者报关单号。台账是后面处理退运和补发的依据。
退运怎么处理
货物退运进境，要办退运货物进口报关。符合条件的情形，可以申请免征进口关税和进口环节税，或者退还已征的出口关税。已办理出口退税的，要按规定补缴或者调整。
时间要求很关键。出口货物退运，一般要求在出口之日起一年内原状复运进境。超过期限，处理方式不同，可能无法享受免税。
退运要有：原出口报关单、退运协议或者客户退货说明、退运进口报关单、货物原状证明。四样齐了，才能证明”退回来的就是当初出去的那批”。
返修和补发的区别
返修是货物退回来、修好再出去。退运进境时按退运货物申报，修好复运出境时按”修理物品”监管方式申报。这种方式下，出境时只申报修理费，不申报货物全值。
补发是直接发新的，旧货不回来或者就地处理。补发属于新的出口销售，要正常报关、正常申报，货物价值按全值。
两者在账上的处理也不同：返修的成本是维修费和往返运费，金额小；补发的成本是货物成本，金额大。混在一起，成本核算失真。
资料怎么归档
按”一票一档”归：原出口报关单、退运进口报关单（如有）、返修或者补发的出口报关单、物流单据、客户沟通记录、费用发票。
档案命名带原报关单号，方便追溯。一套样品从寄出到返修再到补发，可能涉及三张报关单，三张要能串起来。
退税资料和售后资料要分开存。退税看的是出口和收汇，售后看的是货物流转，两者目的不同，混在一起查起来费劲。
常见问题
样品不收汇，会影响退税吗？
样品本身一般不退税，不影响其他正常出口的退税。但样品对应的进项要按规定处理。
退运的货已退税，要补缴吗？
要。已退税款按规定补缴或者调整，具体按退运的原因和时间判断。
返修的货出境，要全额报关吗？
按”修理物品”监管方式，申报修理费和料件费，不按货物全值。要有原进口报关单和维修合同。
补发的货没有收汇，怎么申报？
免费补发按样品或者无代价抵偿货物处理，具体看监管方式。收费补发按正常出口。
客户直接把货扔了，不退回，怎么办？
要有客户书面确认和处置记录。货物在境外处置，不涉及退运进口，但退税上可能要调整。
行动清单
- 样品出口一律报关，建台账记单号。
- 退运在一年内办理，资料四样齐。
- 返修按”修理物品”申报，别按全值。
- 补发按新出口处理，正常报关。
- 按原报关单号建档，三类单据串起来。
四个关键节点，记这张表
- 样品出口——按样品广告品监管方式报关，一般不退税
- 退运进境——出口之日起一年内原状复运，超期处理方式不同
- 返修出境——按”修理物品”申报，只报修理费和料件费
- 补发新货——属于新的出口，按全值报关并确认收入
四个节点对应四种监管方式，用错一种，单证就串不起来。
政策与征管口径随时间调整，具体适用请以国家税务总局官网及主管税务机关最新发布为准。
办理前核对
办理前，请核对企业的实际业务、现有资料和当前办理进度。上面写的是通用口径，落到自己企业，要按实际账目和凭证逐项核对，不能照搬结论。
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