河北一家做家居清洁用品的电商，一年广告投放三百多万，还办了两场招商会、一场新品发布会。今年被提示”广告推广费和会议费占比偏高”，财务翻出两大箱发票，可对方要的不是发票，是”这些钱花出去换回了什么”。
先说结论
费用被关注，问题不在金额，在证明不了真实性。广告费要证明投放了什么、投给谁、效果如何；会议费要证明谁参加、谈了什么、花了什么。两组证据各三样，凑齐了就站得住，凑不齐光有发票没用。
广告推广费：三组证据
- 合同与订单——投放平台、投放周期、计费方式、金额，与发票一致
- 投放数据——后台消耗报表、曝光量、点击量、转化数据，按日或按计划导出
- 成果证明——落地页截图、素材文件、达人发布链接，带时间戳
三组里最容易缺的是第三组。企业能拿出合同和发票，也能导出后台数据，但说不清”这条广告长什么样、投在哪”。一旦被问，就答不上来。
建议建一个投放档案：每场活动一个文件夹，合同、发票、后台数据、素材、链接全放进去。一个活动一个编号，和凭证号对应。
会议费：四样缺一不可
会议费的税前扣除，税务上有明确要求：要有会议时间、地点、出席人员、内容、目的、费用标准、支付凭证。落到资料上就是四样。
会议通知或者邀请函，写明时间地点议程；参会人员签到表，真实姓名加联系方式；会议纪要或者记录，写明讨论了什么；费用明细，场地、餐饮、住宿分项列明。
四样里，签到表最关键。没有签到表，会议就成了一场饭局。金额大的会议，建议拍照留存，照片带时间水印。
还有一条：会议费不能包含给客户的礼品、旅游、娱乐支出。混进去的部分，不能扣除，还可能涉及个税。
比例限制怎么算
广告费和业务宣传费，一般企业不超过当年销售（营业）收入15%的部分准予扣除，超过部分结转以后年度。化妆品、医药、饮料制造三个行业是30%。
电商企业多数适用15%。这里有个技巧：视同销售收入要计入销售（营业）收入基数，比如赠品、样品，这会抬高限额。很多企业没算进去，白白多调增。
会议费没有比例限制，但要真实、合理、与经营相关。金额畸高、频次异常、参会人员与业务无关的，会被质疑。
达人合作怎么留证
达人推广是电商的大头，也是最难留证的一块。要五样：合作协议或者平台订单、寄样记录（快递单号）、内容发布链接、数据后台截图、结算单和发票。
协议里要写清：推广内容、发布平台、发布时间、保底播放量或者成交额、费用金额、违约责任。写得越具体，越经得起看。
达人删了视频怎么办？存档时同时保存链接和完整截图，截图要有账号名、发布时间、播放量。有条件的话做网页存档，比截图证明力强。
常见问题
只有发票没有合同，能扣吗？
风险大。发票只证明付了钱，证明不了业务真实。金额大的必须补合同和成果证明。
平台推广费发票开”信息技术服务”行吗？
行，但要在合同和结算单里写清服务内容，形成对应关系。品名太笼统的，容易被归到其他费用。
给达人的样品要视同销售吗？
要。按同类产品公允价值确认收入并计算增值税，同时结转成本。
会议费里的餐费能全扣吗？
与会议直接相关的餐费可以计入会议费；单独的招待餐费属于业务招待费，受60%和收入5‰双重限制。
推广费超限额了怎么办？
当年调增，结转以后年度扣除。建台账记录每年结转金额，别忘了用。
行动清单
- 按活动建投放档案，一个活动一个编号。
- 每次投放导出后台数据，与发票金额核对。
- 办会议必须签到，签到表留存原件。
- 达人合作签书面协议，写清交付内容和时间。
- 年末算一次15%限额，超支部分登记结转。
政策与征管口径随时间调整，具体适用请以国家税务总局官网及主管税务机关最新发布为准。
办理前核对
办理前，请核对企业的实际业务、现有资料和当前办理进度。上面写的是通用口径，落到自己企业，要按实际账目和凭证逐项核对，不能照搬结论。
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