安平一家做过滤网的出口企业，去年出口四十多票。今年整理退税资料，发现有三票的提单件数和报关单对不上，还有两票的收汇金额比报关少了百分之八。会计说补个说明就行，老板不放心：这会不会影响退税？
先说结论
会影响。退税审核看的是单证的逻辑闭合，件数差、金额差都要有合理解释。差异不大且有凭证的，补说明即可；差异大又说不清的，可能被暂缓或者追回。整理资料时按”一票一组”归集，比事后解释有效得多。
一票一组，六份单证
- 报关单——出口货物报关单，品名、数量、金额、成交方式
- 商业发票——开给境外客户的发票，金额与报关一致
- 装箱单——件数、毛重、净重、体积，与提单对应
- 提单或运单——发货人、收货人、件数、船名航次
- 收汇凭证——银行水单，付款人与合同买方对应
- 进项发票——采购发票，品名数量与出口货物匹配
六份按报关单号装一个袋，袋上写报关单号、出口日期、金额。四十票就是四十个袋，按月份排列，找起来一目了然。
件数对不上怎么解释
丝网出口常见三种情形。一是包装方式不同，报关按卷、提单按件，一卷算一件还是两卷算一件，看包装。二是拼柜，多票货拼一个柜，提单只有一份，件数是合计。三是散件加固，为了防止压坏加了木架，件数增加。
三种都要在装箱单上写明。装箱单是解释件数差异的核心单据，写清每件的规格、数量、包装方式，与提单的件数能对应上。
拼柜的还要有一份拼柜清单，写清每票货占的体积和重量。
收汇少了怎么解释
收汇金额低于报关金额，常见四个原因：境外银行扣手续费、平台或者中间商扣佣金、汇率差、部分货款抵账。
手续费要有银行扣费凭证；佣金要有协议和结算单；汇率差要说明折算方法；抵账要有三方协议。
差额在合理范围内（比如3%以内）且有凭证的，一般不影响退税。差额大的，要逐笔说明，必要时提供客户确认函。
进项和出口怎么配比
丝网规格多，一卷网可能用几种丝。进项发票按吨开，出口按卷报，中间要换算。
做法是按订单核算：一张出口订单一张生产工单，工单记录领用的原料批次和数量，按批次实际成本结转。这样进项和出口能一一对应。
做不到按订单核算的，按定额耗用分摊。定额由技术部门出，写进成本核算制度。
备案和期限
出口企业要在申报退税后按规定期限完成单证备案，资料保存年限按规定执行。备案不是把纸塞柜子，要做目录，写清单据名称、份数、页码。
现在很多地方推行电子备案，扫描件要清晰，文件名带报关单号。别用”扫描001.pdf”这种命名，检查时找不出来。
退税申报本身也有期限，逾期按规定处理。别拖到最后一刻，资料不全来不及补。
常见问题
提单丢了怎么办？
向货代申请补发提单副本或者出具证明，附情况说明。正本提单丢失的影响较大，要提前防范。
客户要求第三方付款，可以吗？
可以，但要有三方协议，说明付款方与买方的关系，否则收汇核对通不过。
退运的货已退税，要补缴吗？
要，按规定补缴或者调整。退运的原因和时间影响处理方式。
退税被暂缓，多久能恢复？
看核查进度。资料补齐、疑点排除后恢复，时间从几周到几个月不等。
小规模出口能退税吗？
不能，适用免税。要退税需登记为一般纳税人。
行动清单
- 按报关单号建档案，六份单证一组。
- 装箱单写清件数和包装方式，与提单对应。
- 收汇差异逐笔说明，附凭证。
- 按订单核算成本，进项可追溯。
- 申报后按时备案，做电子目录。
政策与征管口径随时间调整，具体适用请以国家税务总局官网及主管税务机关最新发布为准。
办理前核对
办理前，请核对企业的实际业务、现有资料和当前办理进度。上面写的是通用口径，落到自己企业，要按实际账目和凭证逐项核对，不能照搬结论。
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