沙河一家做玻璃深加工出口的企业，去年出口额一千多万美元。今年准备申报退税，翻资料才发现：报关单上的数量是”平方米”，工厂出库单上是”重箱”，货代给的提单上又是”件”。三个单位，三个数，对不上。
先说结论
出口退税的核对，本质是让四套单据指向同一批货：报关单、出口发票、物流单据、收汇记录。单位不统一是常见问题，解决办法是建一张”换算表”，把平方米、重箱、件、吨的换算关系固定下来，每票货按同一套换算填单。
四套单据，四个对齐点
- 报关单——品名、规格、数量、金额、贸易方式、成交方式，是退税的核心凭证
- 出口发票——金额与报关单一致，币制一致，汇率按当月首个工作日
- 物流单据——提单或者运单，发货人、收货人、件数、重量、船名航次
- 收汇记录——银行水单，付款人与合同买方一致，金额与报关金额匹配
四个对齐点里，数量单位最容易出问题。玻璃行业尤其明显：内销按平方米，出口报关按千克或者平方米，物流按件。三套单位，换算关系要写进制度。
单位换算表怎么做
按产品大类做一张表：产品名称、厚度、密度、每平方米重量、每件片数、每件平方米数、每件重量。有了这张表，任何一个单位都能换算成另外两个。
比如5毫米浮法玻璃，密度约2.5吨/立方米，每平方米重量12.5公斤。一箱20片、每片1.5平方米，那么一箱30平方米、375公斤。三个数字固定下来，以后填单直接查表。
换算表要经技术部门确认，不是财务自己拍。厚度、密度错了，整批数据都错。
报关金额和收汇对不上怎么办
三种常见情形。一是汇率差，报关用当月汇率，收汇按实际结汇价，差额计入财务费用。二是手续费，境外银行扣了手续费，实际到账少于报关金额，凭扣费凭证说明。三是分批收汇，一笔报关分几次收款，要逐笔对应，做一个收汇台账。
还有一种是三方抵账：应收境外客户的钱，用来抵应付境外供应商的款。这种要有抵账协议，说明三方关系和抵账金额，否则容易被认为收汇不实。
跨境电商出口有特殊规定，符合条件的可以按相关规定处理，但基础单证一样要齐。
单证备案别漏
出口企业要在申报退税后按规定期限完成单证备案，一般包括：报关单、出口发票、装箱单、提运单、场站收据、外汇申报单，有的地方还要求购销合同。
备案不是把纸塞进柜子，要按报关单号一组一夹，做一张目录。目录上写清每份单据的名称、份数、页码。检查时按目录调，五分钟能拿出来。
现在很多地方推行电子备案，扫描件要清晰完整，文件名带报关单号，别用”扫描1.pdf”这种命名。
退税申报的时限和风险
出口企业要在规定期限内申报退税，逾期按规定处理。申报晚了，轻则排队，重则影响退税。
三类风险要提前防：一是供应商发票异常，上游走逃会牵连；二是收汇不合规，长期不收汇要说明原因；三是商品编码错，退税率适用错误，轻则补税重则处罚。
常见问题
报关单和发票金额差几分钱，要紧吗？
不要紧，属正常汇率折算差异。但要有说明，别让差额积累成几千美元。
客户要求第三方付款，可以吗？
可以，但要有三方协议，说明付款方与买方的关系，否则收汇核对通不过。
退税率怎么查？
按商品编码在出口退税率文库查，编码归类要准确。归类错了，退税率就错了。
样品出口要报关吗？
按规定需要报关的必须报关，不能以快递方式规避。金额小的按样品监管方式申报。
退税进度慢，能催吗？
可以通过电子税务局查询办理进度，有疑问联系主管税务机关。资料齐全是加快的前提。
行动清单
- 做一张单位换算表，技术部门确认后固定使用。
- 按报关单号建档案，四套单据一组。
- 建收汇台账，逐笔对应报关单。
- 核对商品编码和退税率，别张冠李戴。
- 申报后按时完成单证备案，做目录。
政策与征管口径随时间调整，具体适用请以国家税务总局官网及主管税务机关最新发布为准。
办理前核对
办理前，请核对企业的实际业务、现有资料和当前办理进度。上面写的是通用口径，落到自己企业，要按实际账目和凭证逐项核对，不能照搬结论。
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