一家企业收到稽查通知，老板让会计”把资料准备一下”。会计准备了三箱凭证。检查人员来了问：2023年的主要客户有哪些？会计翻了半小时没找到。资料有，但没整理，等于没有。
先说结论
稽查前的资料准备，不是把凭证装箱，是按业务链整理：通知、合同订单、票据、账务、申报、业务说明，六样按同一条线索串起来，做索引。
六类资料
- 通知文书——检查通知书、调取清单、沟通记录
- 合同订单——主要客户和供应商的合同，按年度或者客户分
- 票据——进销项发票明细、作废红冲记录
- 账务——账簿、凭证、报表，按年度
- 申报——各税种申报表、完税凭证
- 业务说明——业务流程、主要产品、客户结构、关联方
六类里，第六类最容易被忽略。检查人员不了解你的业务，一份说明能省很多沟通。
怎么整理
按检查事项分类，不按年份堆。一个事项一个文件夹，里面按”合同—单据—资金—发票—说明”顺序放。
每份资料编号，做索引表。检查人员要什么，三分钟拿出来。
电子资料同样整理，文件名规范，能打开。
索引怎么做
一张表，四列：序号、资料名称、对应事项、页码或者文件名。
索引表本身也要打印一份，放在最前面。
业务说明写什么
五段：企业基本情况（业务、产品、客户）、组织架构和人员、财务核算方法（成本结转、收入确认）、主要供应商和客户、关联方情况。
三到五页，别写太长。检查人员看的是结构，不是细节。
哪些不要做
四种：临时补合同、改数据、销毁资料、让不懂业务的人对接。
四种都会让简单的事变复杂。尤其是前两种，性质会变。
常见问题
要准备几年的资料？
按通知的检查期间，通常三年。复杂的可能扩展。
凭证要全部提供吗？
按检查要求。可以按事项提供，不必一次全给。
电子账要打印吗？
不强制，但要能随时调阅。
资料不全怎么办？
如实说明，用其他证据替代。别造假。
要请人帮忙整理吗？
资料多、时间紧的可以请。但业务说明要企业自己写。
行动清单
- 按六类资料分文件夹。
- 做索引表，四列结构。
- 写三到五页业务说明。
- 电子资料规范命名。
- 指定对接人，统一口径。
业务说明的范例结构
第一段写”我们做什么”：主营产品、生产工艺、主要客户类型，三句话。第二段写”钱怎么收”：结算方式、账期、开票习惯。第三段写”成本怎么算”：材料、人工、费用的归集方法。第四段写”有哪些特殊情况”：外协、退货、返利、关联交易。
四段写完，检查人员对你的业务就有基本判断，后面的问题会聚焦得多。
政策与征管口径随时间调整，具体适用请以国家税务总局官网及主管税务机关最新发布为准。
办理前核对
办理前，请核对企业的实际业务、现有资料和当前办理进度。上面写的是通用口径，落到自己企业，要按实际账目和凭证逐项核对，不能照搬结论。
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