一家做工程橡胶的企业，给三个市政项目供支座和伸缩缝。合同总额 1800 万，留 5% 质保金 90 万，质保期两年。去年一算：已发货 1600 万、已开票 1200 万、已收款 1000 万、质保金 90 万还没到期。四个数摆在一起，老板看不出”哪些钱能催、哪些还没到条件”。
先说结论
工程橡胶的收款链条是：供货→检测→验收→结算→开票→收款→质保。每个节点有对应的资料。质保金不是”未收款”，是有条件的应收；开票节点要回看验收资料，不能客户让开就开。
四个节点分开
- 供货——合同、产品清单、生产批次、发货单、客户签收
- 检测——检测报告、合格证、第三方检测或现场验收
- 结算——验收单、结算单、扣款通知、开票明细、收款记录
- 质保——质保比例、期限、维修更换、尾款到期、客户确认
应收台账要分状态
按项目建台账，列：合同额、已发货、已验收、已开票、已收款、质保金、质保到期日、未收原因。
状态分五种：已发货未验收、已验收未开票、已开票未收款、质保期内、质保到期未收。
只看”应收总额”的，看不出哪些能催。分状态后，每个项目该做什么一目了然。
开票看合同条件，不看客户要求
工程橡胶的结算条件有两种：供货完成即结算，或等安装、检测、整体工程验收后结算。要看合同怎么约定。
客户说”先开票后付款”的，可以配合，但要有书面确认（付款计划或结算单）。只凭口头就开票，票开了钱不来，应收挂在那里。
开票早于收入确认的，确认销项税额，收入仍按验收确认。
扣款要分清原因
客户扣款有四种原因：质量问题（不合格品）、数量差异（短少）、工期延误（违约金）、结算折让（协商降价）。
四种的内部动作不同：质量问题的要查批次和责任；数量差异的核对发货单；工期延误的看合同条款；折让的要审批。
只看到”回款少了”、不分原因，既影响利润判断，也影响下一单的报价。
检测报告要对应批次
工程橡胶的检测报告和合格证要跟批次对应：同一项目分多批供货的，每批货对应哪份检测、哪次发货、哪张签收、哪次开票，都要能在项目资料夹里找到。
全部检测资料混在一起的，被问”这批货的检测报告呢”，就得翻半天。
质保期内的成本
质保期内免费维修更换的，成本计入当期费用（属履约义务），不能挂账。
质保金被扣减的，要有客户书面说明。属自身责任的计损失，属客户原因的争取追回。
质保期结束后，质保金转为普通应收，正常催收。
常见问题
质保金要确认收入吗？
要。质保金是价款的一部分，验收时按全额确认收入，只是款项延后。
客户要求先开票后付款怎么办？
可以配合，但要书面确认付款计划。票开了钱不来，应收会一直挂着。
扣款没有书面通知怎么办？
要求客户出具书面扣款说明。无凭据的扣款，不能自行冲减收入。
检测报告要按批次吗？
要。同一项目多批供货的，每批对应各自的检测报告和合格证。
质保金收不回怎么办？
到期催收留痕；确认无法收回的按资产损失处理，留存备查资料。
行动清单
- 按项目建应收台账，五种状态分开。
- 开票看合同条件，客户要求先票的要有书面确认。
- 扣款分四种原因，逐项对应内部动作。
- 检测报告按批次归档，与发货签收对应。
- 质保金单独跟踪，到期转普通应收催收。
办理前核对
办理前，请核对企业的实际业务、现有资料和当前办理进度。上面写的是通用口径，落到自己企业，要按实际账目和凭证逐项核对，不能照搬结论。
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