临西一家做轴承套圈加工的厂子，接到税务约谈通知，说有几家供应商的发票存在疑点。老板翻出合同和发票，都齐全，可对方问了一句：这几批钢材是怎么运到厂里的？老板愣住了——货是供应商送的，运费对方出，还真没留过运输单据。
先说结论
被问供应商发票，先补的不是发票，是货物流。发票只能证明开了票，证明不了货到过。证据链的顺序是：合同约定、货物实际交付、资金真实支付、发票开具，四环扣上才算完整。这四环里最容易断的是货物流，也最该先补。
四环证据链，一环都不能缺
- 合同环——采购合同写清品名、规格、数量、单价、交货地点、验收标准、结算方式
- 货物环——送货单、过磅单、入库单、质检单，四单的数量要能对上
- 资金环——从公司对公账户付款，收款账户名称与开票方一致，金额与发票一致
- 发票环——品名规格与合同一致，开票时间与发货时间不矛盾
四环里，资金环和发票环企业一般都留得住，合同环也大多有，唯独货物环最薄弱。轴承行业的钢材、锻件、外协热处理件，很多是供应商直接送到车间，车间签个字就卸货了，单据早就不知道扔哪去了。
货物流怎么补
先分清三种情形，补法不一样。
供应商送货上门。找供应商调取当时的送货单存根，加盖对方公章；同时找物流公司调运输记录，车牌、司机、时间能对上就行。企业这边补一份入库确认，由当时收货的人签字并注明”事后补录”。
自己派车提货。调自己车辆的行驶记录、加油记录、过路费票据，加上司机的情况说明。这条最好补，因为车辆是自己的，轨迹都在。
委托第三方物流。找物流公司开运输发票或者调运单，运费谁付的就由谁提供。很多小物流公司不愿配合，可以要求供应商协助。
补的时候有个原则：能补证据，不能造证据。事后补录要如实注明补录时间和原因，伪造单据的性质完全不同。
轴承行业的高危点
这个行业有三个地方特别容易被盯上。
一是外协加工。热处理、磨加工交给小作坊，对方开不了票，就找第三方代开。代开一旦被查，受票方跟着受影响。正确做法是让外协方去办个体户或者临时税务登记，自己开票。
二是钢材规格与产品对不上。进的是轴承钢，销的是成品套圈，中间有加工过程，编码不同很正常，但要有加工记录和投入产出比支撑。
三是现金交易。小批量采购用现金结账，没有付款记录，资金环直接断掉。金额再小也要走对公或者有转账凭证。
被约谈时怎么答
三个不要：不要替供应商解释它的事，不要猜测，不要当场承诺补多少钱。三个要：要按企业自己的业务流程说，要拿得出资料，要说清哪些能提供、哪些需要时间调取。
约谈后一般会给自查期限。期限内在的专业问题，建议请专业人员一起看一遍再提交说明，别自己写完就交。
常见问题
供应商已经被认定虚开，我的进项一定要转出吗？
不一定。能证明业务真实、款项真实、货物真实的，可以申请不作进项转出，但要提供完整证据并配合核查。
没有运输单据，只有入库单行不行？
偏弱。入库单是自己做的内部单据，证明力有限。最好补上第三方痕迹，比如物流记录、过磅单、监控截图。
付款给了供应商的关联公司，有问题吗？
有风险。收款方与开票方不一致是典型疑点，要有委托收款协议和关联关系说明，否则容易被认定为资金异常。
外协加工没有发票怎么入成本？
没有合法凭证不能税前扣除。让对方开票，或者按个人劳务代扣代缴，两条路选一条，别硬入。
以前的采购资料找不到了怎么办？
找供应商和物流方调取存根，做情况说明。确实无法取得的，如实说明，别用新做的单据顶上。
行动清单
- 列出被质疑的供应商和发票清单，一笔一行。
- 逐笔找合同、送货单、入库单、付款凭证、发票，缺哪项标出来。
- 优先补货物流：供应商存根、物流记录、过磅单三选二。
- 整理外协加工清单，能开票的尽快规范。
- 建立采购档案制度，一票一档，往后不再临时抱佛脚。
政策与征管口径随时间调整，具体适用请以国家税务总局官网及主管税务机关最新发布为准。
办理前核对
办理前，请核对企业的实际业务、现有资料和当前办理进度。上面写的是通用口径，落到自己企业，要按实际账目和凭证逐项核对，不能照搬结论。
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